Administrasi Pendidikan Dan Penggunaan Teknologi Gosip Sebagai Sarana Administrasi

Administrasi Pendidikan dan Penggunaan Teknologi Informasi sebagai Sarana Administrasi

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik memakai tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang menyampaikan kegiatan manajemen lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa manajemen hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan manajemen atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah forum mempunyai out put yang sangat penting, terkait di banyak sekali bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk manajemen yang berupa dokumen ibarat Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jikalau akurasi isinya dijamin benar.

Oleh sebab itu keakuratan data manajemen menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, sebab produk manajemen yang demikian ini biasanya dipakai untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai perihal data lembaga, sarana kurikulum hingga dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. 

Dalam rangka memperlihatkan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir manajemen pendidikan untuk membuat format data administras pendidikan dan sistem pengelolaan data manajemen kependidikan yang bisa mengakomodir banyak sekali keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format manajemen pendidikan harus kapable

terhadap teknologi informasi dikala ini.

Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari fatwa tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya dikala ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format manajemen pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format manajemen pendidikan yang dimaksudkan ialah gampang pengelolaannya, gampang pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu forum pendidikan dengan banyak sekali macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka.

Oleh sebab itu dalam lingkup dilema ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data manajemen kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

TINJAUAN TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian manajemen yang dikemukanan oleh para hebat administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian manajemen secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial

Dalam pengertian yang luas berdasarkan Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa manajemen ialah kegiatan sekelompok insan melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan memakai sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi manajemen sebagaimana yang dikemukakan oleh para hebat ibarat Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya ialah fungsi perencanaan, pengorganisasian hingga dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa manajemen ialah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk perjuangan bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , manajemen ialah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, acara dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan manajemen dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun tolong-menolong antara manajemen dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara manajemen dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian perihal Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian perihal Tata Usaha

• Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata ialah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu perjuangan dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Kaprikornus berdasarkan arti kata, Tata Usaha ialah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

• Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata perjuangan ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

• The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memperlihatkan pengertian bahwa tata perjuangan ialah segenap rangkaian acara menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diharapkan dalam setiap perjuangan kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata perjuangan diberi pengertian sebagai acara manajemen dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu sanggup dipakai secara eksklusif sebagai materi informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau sanggup dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.


c, Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian perihal Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, sebab itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum ialah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak   

Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum sanggup diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diharapkan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas ialah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya sanggup disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan terang ;
2. Kesederhanaan yaitu meliputi mekanisme palayanan dan persyaratan pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang terang ;
4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang sanggup dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ;
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara manajemen ; 
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memperlihatkan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari laba priba

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup dilema serta membandingkan dengan banyak sekali pengertian manajemen dan pelayanan, banyak hal perihal manajemen data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memperlihatkan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah mempunyai format data manajemen kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga jadwal aplikasi yang dipakai juga berbeda-beda, berdasarkan kemampuan petugas pengelolanya. 

Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan jadwal aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan jadwal aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang memakai My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf manajemen jurusan. Hal ini paling tidak menjadi kendala dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memperlihatkan pelayanan informasi perihal data administasii kependidikan ibarat data kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa dan keuangan. 

Belum lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka ibarat data siswa yang khusus berasal dari desa “X” sebab akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan ibarat Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui banyak sekali jenis training maupun workshop. Akan tetapi kurang menerima respon baik dari sekolahsekolah dengan banyak sekali alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, sebab harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Tengah , tetapi untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi ajakan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

b. Kesimpulan

1. Agar sekolah sanggup memperlihatkan pelayanan yang baik dan berkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data manajemen kependidikan yang baku, yang gampang pengelolaanya, gampang pemahamannya serta yang paling penting kapable dengan jadwal aplikasi yang selama ini dipakai oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga bisa memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.
2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang memakai progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus memakai jadwal aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau training cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari jadwal aplikasi yang digunakanb sekolah ke jadwal aplikasi yang dipakai dalam sistem pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar training mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai materi pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka yang paling penting ialah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,Jakarta

Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset.Yogyakarta

Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta

Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung. Jakarta

Untuk lebih lengkap makalahnya silakan download dibawah ini!!!

Download disini!

Tweet